Politique de protection des données personnelles
1. Objectifs
La présente politique de protection des données personnelles (ci-après, politique) a vocation à informer les personnes concernées sur :
- La nature des traitements réalisés par la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung dont font l’objet leurs données personnelles ;
- Les droits dont elles disposent en relation avec ces traitements.
Cette politique précise les règles en vigueur en matière de protection des données, telles que visées par le Règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE, (ci-après, RGPD).
Cette politique s’applique à toutes les unités de la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung et concerne les bénéficiaires, les personnes intéressées par les services proposés par la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung, les personnes renseignées comme personnes de contact par les bénéficiaires de la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung, le personnel de la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung, les prestataires externes, les candidats aspirant rejoindre la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung et tout public naviguant sur le site institutionnel en ligne de la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung.
Cette politique peut être modifiée, complétée ou mise à jour afin notamment de se conformer à toutes évolutions légales, réglementaires, jurisprudentielles ou techniques.
2. Responsable du traitement
La Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung – 47, rue de Luxembourg à L-7450 Rollingen
Son délégué à la protection des données (Data Protection Officer, ci-après DPO) peut être contacté:
- par courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@flb.lu ; ou
par courrier adressé à : la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung Administration générale – Délégué à la Protection des Données – 47, rue de Luxembourg à L-7450 Rollingen
3. Principes relatifs au traitement des données personnelles
Tels qu’ils sont décrits à l’Article 5 du RGPD, la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung s’engage à ce que les traitements de données personnelles qu’il est amené à réaliser le soient de manière licite, loyale, proportionnée au regard de la finalité du traitement et transparente au regard de la personne concernée.
la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung ne réalise aucune forme de traitement automatisé de données personnelles consistant à les utiliser pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique.
la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung s’assure notamment du respect des principes suivants :
3.1. Minimisation des données collectées
la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung s’attache à minimiser les données personnelles collectées, à les tenir exactes et à jour.
3.2. Limitations des finalités de traitement
la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung met en œuvre pour chaque traitement une ou des finalités qui sont :
- Déterminées (avec des objectifs détaillés) ;
- Explicites (dont l’énoncé est clair pour les personnes concernées) ;
- Licites ;
- Légitimes (au regard des intérêts et/ou de l’activité du responsable de traitement et/ou des tiers auxquelles les données vont être communiquées).
Les données personnelles ne sont pas traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec les finalités initialement déterminées.
3.3. Licéité et loyauté des données collectées
La Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung collecte et traite les données personnelles qui lui sont confiées (de quelque nature qu’elles soient – administrative, sociale ou médicale) de manière loyale et licite et pour des objectifs précis (finalités), portés à la connaissance des personnes concernées. Aucune collecte de données n’est effectuée à l’insu des personnes ou sans qu’elles en soient informées. La Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung s’assure que les traitements de données soient adéquats, pertinents et non excessifs au regard des finalités pour lesquels les données ont été collectées. Ces données ne seront pas utilisées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités.
3.4. Durée de conservation de vos données
La Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung collecte et traite des données personnelles lesquelles ne seront conservées que pour une durée strictement nécessaire à la finalité du traitement envisagé ou pour respecter une obligation légale imposée par la législation applicable. Ainsi, la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung conservera conserve les données personnelles pendant une période de conservation générale de 10 ans appliquée à toutes les données.
La seule exception faite à cette règle l’est pour les données relatives aux candidats à un poste de travail chez la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung et n’ayant pas été recrutés pour lesquels la période de conservation des dossiers de candidatures est de 2 ans, sauf objection de ces derniers.
3.5. Protection des données personnelles
La Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung prend toutes les mesures organisationnelles et techniques nécessaires et appropriées permettant de prévenir toute perte, altération, usage illicite, destruction, divulgation de données ou accès à des données par des tiers non autorisés.
3.6. Destinataire des données
Les destinataires des données personnelles sont, dans la limite de leurs attributions respectives et suivant les finalités : les institutions publiques et les sous-traitants de la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung.
Il existe les catégories de destinataires suivants :
- Prestataires de services auxquelles la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung fait appel dans le cadre de l’exécution des prestations et des services. Il est possible que la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung communique des données à des sociétés ou personnes morales qui fournissent des services pour notre compte ou en notre nom ou pour nos clients, tels des services de santé, de soins, de blanchisserie, de livraison ou encore l’hébergement et l’exploitation informatique. Leur capacité à utiliser des données est limitée aux seules fins prévues pour les prestations de services concernées et le cas échéant à leur gestion de la facturation ;
- Autres parties. Dans certains cas, la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung peut être amené à divulguer des informations pour :
- Être en conformité avec la loi ou se conformer à une procédure judiciaire (telle qu’une décision de justice) ;
- Vérifier ou faire respecter les politiques et procédures régissant nos services ;
- Protéger les droits, la propriété ou la sécurité de la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung ;
- Suivre les instructions (avec votre accord et à votre demande) de nos clients.
Seuls les destinataires dûment habilités peuvent accéder aux données personnelles, exception faite s’il existe une légitimité dans l’intérêt des personnes concernées, notamment nos clients, pour leur éviter tout risque relatif à la santé.
Ils sont tenus à une stricte confidentialité professionnelle dans le cadre de leurs missions et sont régulièrement sensibilisés ou formés au respect des règles de conformité et de sécurité s’appliquant aux données personnelles.
La Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung veille par ailleurs à ce que les éventuelles transmissions des données personnelles à des tiers autorisés n’engendrent pas un transfert vers un pays tiers situé hors de l’Union européenne. Si tel devait être le cas, les personnes concernées en seraient précisément informées, et des mesures spécifiques seraient prises pour encadrer ces transferts.
3.7. Droits des personnes concernées
Dans la mesure où la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung traite des données personnelles, les personnes concernées disposent à tout moment et dans les limites fixées par la loi des droits suivants :
- Accéder à leurs données personnelles (savoir quelles données ont été collectées et traitées et en obtenir une copie) ;
- Rectifier leurs données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes ;
- Supprimer leurs données personnelles si elles sont obsolètes ;
- S’opposer au traitement de leurs données pour motif légitime (notamment à des fins de demande d’admission à nos services) ;
- Demander la limitation du traitement de leurs données ou leur effacement définitif (droit à l’oubli), si les conditions préalables sont réunies ;
- Demander à recevoir une copie des données personnelles traitées par la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung dans un format structuré (portabilité), sauf si ce droit porte atteinte aux droits et libertés de tiers ;
- Retirer leur consentement à tout moment pour les traitements fondés sur ce dernier.
À ce titre, les personnes concernées peuvent exercer l’un de ces droits ou alerter une violation de données personnelles (les personnes concernées ont des raisons de penser que la sécurité de leurs données a été compromise ou qu’elles ont fait l’objet d’une utilisation abusive) en contactant le délégué à la protection des données (Data Protection Officer, ci-après DPO) :
- par courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@flb.lu ; ou
- par courrier adressé à :la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung Administration générale – Délégué à la Protection des Données – 47, rue de Luxembourg à L-7450 Rollingen
Il peut uniquement être contacté à des fins de requêtes liées à la vie privée. Des informations à propos de positions tenues par la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung ou, toute autre question qui n’est pas liée à la vie privée, ne recevra pas de réponse.
Afin que la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung puisse satisfaire une demande et pour éviter toute usurpation d’identité, une copie recto-verso de pièce d’identité récente et valide devra être jointe.
La Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung s’engage à répondre dans un délai de 1 mois suivant la réception de votre demande dument complétée.
Toutefois, ce délai peut être prolongé de 2 mois supplémentaires si la demande est complexe. Dans cette hypothèse, la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung indiquera les motifs du report et ce dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.
Si la demande est imprécise ou ne comporte pas tous les éléments permettant de procéder aux opérations qui lui sont demandées, la Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung peut être amené à demander aux personnes concernées de préciser leur demande et/ou à lui apporter des éléments complémentaires d’informations.
La Fondation Lëtzebuerger Blannevereenegung instruira de manière diligente et transparente toutes les réclamations concernant l’utilisation et/ou la divulgation abusive ou illégitime de données personnelles.
Pour plus d’informations sur leurs droits ou pour introduire une réclamation, les personnes concernées peuvent contacter la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD), via leur site Internet : www.cnpd.lu